membuat kolom dokumen

Menggunakan kolom data eksternal dalam dokumen Word

Ingin memudahkan dan mengefisienkan memasukkan data akurat dan terbarui dalam dokumen bisnis? Anda bisa menggunakan data dari sumber eksternal dalam badan dokumen Microsoft Word 2013 dengan menggunakan kombinasi kolom data eksternal Microsoft SharePoint dan kontrol konten Word. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat kontrak pelanggan standar dalam pustaka dokumen yang berisi nama pelanggan, nama perusahaan, dan nomor telepon yang disimpan di database Lini Bisnis (LOB, Line-of-Business), seperti SAP atau Dynamics CRM.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Sebelum Anda mulai

Mempelajari selengkapnya tentang dokumen terstruktur

Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

Membuat Templat Word untuk menampilkan data eksternal dalam kontrol konten

Membuat dokumen Word dan memasukkan data

Sebelum Anda mulai

Bekerja dengan data eksternal memerlukan sejumlah tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Juga, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah tersebut. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:
Menyiapkan sumber data eksternal    Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.
Layanan dan akun SharePoint mengonfigurasi    Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas Data bisnis dan layanan penyimpanan aman.
Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman    Seorang administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.
Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis    Seorang administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal mempunyai izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai mempunyai akses ke tipe konten eksternal yang menjadi basis bagi daftar eksternal.
Membuat tipe konten eksternal    Seorang pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lainnya yang digunakan untuk mendapatkan kembali data dari sumber data eksternal.
Pastikan produk Office siap untuk digunakan    Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika diperlukan, Anda secara otomatis akan diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Juga, pastikan opsi Instalasi Office, Layanan konektivitas bisnis    diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini akan menginstal Business Connectivity Services Client Runtime yang melakukan hal berikut ini: cache dan menyelaraskan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal dalam produk Office, dan menjalankan solusi kustom di dalam produk Office.
Atas halaman

Mempelajari selengkapnya tentang dokumen terstruktur

Dokumen terstruktur mengontrol di mana konten bisa muncul di dokumen, jenis konten apa yang bisa muncul di dokumen, dan apakah konten bisa diedit. Contoh dokumen terstruktur termasuk:

• Dokumen legal yang berisi bahasa legal yang tidak boleh diedit.
  
• Halaman sampul standar untuk proposal bisnis yang mengharuskan penulis memasukkan judul, alamat email, nomor telepon, dan nama.
  
• Faktur yang otomatis menyertakan data pelanggan terbarui.
  

Untuk membuat dokumen terstruktur di Word 2013, gunakan kontrol konten yang memungkinkan Anda memperbaiki posisi konten, menentukan jenis konten (teks, tanggal, gambar, dan sebagainya), menyoroti dengan warna, dan mengontrol pengeditan. Anda juga bisa otomatis menautkan kontrol konten ke kolom data eksternal yang bersesuaian.
Atas halaman

Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

Catatan:  Membuat kolom data eksternal membutuhkan izin kontribusi atau lebih tinggi di daftar atau pustaka.

1. Navigasikan ke situs SharePoint, lalu navigasikan ke daftar atau pustaka.
   
   Catatan:  Anda tidak bisa menambahkan kolom data eksternal ke daftar eksternal.
2. Klik Daftar atau Pustaka >Pengaturan Daftar atau Pengaturan Pustaka.
   
3. Di bagian Kolom, klik Buat Kolom.
   
4. Masukkan nama kolom, seperti Pelanggan, lalu di bawah Tipe Kolom, klik Data Eksternal.
   
5. Di bawah Tipe Konten Eksternal, klik Pemilih Tipe Konten Eksternal, lalu pilih item yang sesuai dari daftar tipe konten eksternal, misalnya, Pelanggan.
   
6. Putuskan cara Anda ingin menangani tindakan yang ditetapkan untuk tipe konten eksternal dengan melakukan salah satu atau beberapa berikut ini:
   
   • Untuk menampilkan menu satu atau beberapa tindakan, klik Tampilkan menu tindakan.
     
   • Untuk membuat kolom data eksternal menjalankan tindakan default saat dipilih, klik Tautkan kolom ini ke Tindakan Default tipe konten eksternal.
     
7. Di bawah Tambahkan kolom untuk memperlihatkan tiap-tiap bidang tambahan, klik Pilih semua bidang atau pilih satu atau beberapa nama bidang spesifik, seperti NamaBisnis dan TeleponKantor.
   

Atas halaman

Membuat templat Word untuk menampilkan data eksternal dalam kontrol konten

1. Dalam pustaka dokumen SharePoint, klik Pustaka > Pengaturan Pustaka.
   
2. Di bawah Pengaturan Umum, klik Pengaturan tingkat lanjut.
   
3. Dalam bagian Templat Dokumen, di bawah URL Templat, klik Edit Templat.
   
4. Setelah Word 2013 terbuka, untuk menampilkan atau menyembunyikan Panel Informasi Dokumen, pada tab Pengembang, dalam grup Templat, klik Panel Dokumen, pilih atau kosongkan Selalu perlihatkan Panel Informasi Dokumen saat pembukaan dan penyimpanan awal dokumen, lalu klik OK.
   
5. Tambahkan teks standar yang ingin Anda munculkan di tiap dokumen.
   Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan teks kontrak "boiler-plate" yang dibutuhkan untuk proposal penjualan.
   
6. Pada tab Sisipkan, dalam grup Teks, klik Komponen Cepat, arahkan ke Properti Dokumen, lalu klik dan seret tiap bidang berdasarkan pada kolom data eksternal ke badan dokumen sebagai kontrol konten.
   Misalnya, klik dan seret NamaPelanggan, NamaBisnis, dan TeleponKantor.
   
7. Klik File > Simpan, lalu keluar Word 2013.
   
8. Dalam SharePoint, pada halaman Pengaturan Tingkat Lanjut dari pustaka dokumen, klik OK.
   

Atas halaman

Membuat dokumen Word dan memasukkan data

1. Dalam pustaka dokumen, klik Dokumen > Dokumen Baru.
   
2. Edit dan revisi teks standar jika perlu.
   
3. Untuk mengisi nilai yang benar untuk kolom data eksternal, pilih kontrol konten yang berisi Pemilih Item Data Eksternal.
   Misalnya, pilih nama Pelanggan yang tepat dan nilai Pelanggan, NamaBisnis, dan TeleponKantor otomatis diisi untuk Anda.
   
4. Klik File>Simpan, lalu keluar dari Word.
   

Nilai kolom data eksternal disimpan ke dokumen Word dan juga ditampilkan sebagai nilai kolom data eksternal untuk dokumen yang disimpan dalam pustaka dokumen.
Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.